接著說單證，也就是文件。這個職位相對來說是比較簡單的，但要成為一名優(yōu)秀的單證，還是需要努力的。當(dāng)初在我的概念里，單證無非就是做做提單確認(rèn)，打打提單，輸輸費用，沒什么技術(shù)含量的。不過后來才明白，雖然我沒有做過專職的單證，通常都是操作單證一個人做的，但是在以往的操作過程中，容易出錯的環(huán)節(jié)卻往往是單證負(fù)責(zé)的范圍。比如把提單上的運費條款搞錯，比如因為習(xí)慣而把包裝類型打錯之類的。
單證必須耐心細(xì)致，這是不容置疑的。提單確認(rèn)應(yīng)該掌握好時間，開船當(dāng)天雖然在理論上還是來得及進(jìn)行確認(rèn)的，但是畢竟太匆忙，一旦有意外情況發(fā)生，比如客戶出差無法聯(lián)系之類的，就只能進(jìn)行事后更改，產(chǎn)生不必要的費用和麻煩。但是太早也不完全可行。很多客戶在離開船日期尚遙遠(yuǎn)的時間里收到提單確認(rèn)件，是不會理會的。因為貨物的正確數(shù)據(jù)他們自己還無法確認(rèn)。這時，如果單證本身鍵忘或者太過忙碌，就會把這件事情暫時忘記，也不會去催促客戶。當(dāng)最后突然想起來，結(jié)果就如同太晚發(fā)出提單確認(rèn)件是一樣的。基本上，開船前兩天可以開始要求客戶進(jìn)行確認(rèn)。有些貨代公司的關(guān)于單證的操作流程基本是在已配艙已報關(guān)已進(jìn)港之后，file才開始由操作手中轉(zhuǎn)到單證手中，這樣就可以避免這個問題。
對照客戶的確認(rèn)件，應(yīng)該準(zhǔn)確修改每一處。如有一點看不清的地方，不要怕麻煩，一定要保證提單完全是正確的。如果給客戶的是自己公司的提單，對于訂艙單位的提單確認(rèn)，也要仔細(xì)修改，認(rèn)真核對。尤其是碰上做信用證的客戶，他們對提單正確性的要求幾近變態(tài)。可是沒有辦法，單證只能照做。有時侯在收發(fā)貨人或者品名描述中，會發(fā)現(xiàn)有一個或幾個單詞明顯拼寫錯誤，甚至客戶會將正確地改成錯誤的。這時不要擅自想當(dāng)然地改成正確的，而應(yīng)該及時跟客戶確認(rèn)一下。很多時候，信用證上的內(nèi)容本來就出現(xiàn)了錯誤。而提單卻必須嚴(yán)格按照信用證的內(nèi)容，哪怕是拼寫錯誤。否則會影響到銀行結(jié)匯。
另外還有一個重要的問題。提單確認(rèn)的時候應(yīng)該用書面形式讓客戶確認(rèn)提單的形式，正本或者電放。對于是否要求電放保函的問題，我發(fā)現(xiàn)各個公司不盡相同。但是原則上，為了保護(hù)公司自身的利益，每一種保函還是必不可少的。但是我也想過一個問題，有很多保函都可以使用傳真件。那萬一發(fā)生問題，客戶完全可以說他們不曾出具過保函。而且，我也已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了偽造正本章的方法，非刻章。赫赫，在此就不透露了。這些問題有些困惑，不過目前似乎也沒有人能明確告訴我。
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